Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

W2 Applied Intelligence UG (haftungsbeschränkt)
Wilhelm-Leuschner-Str. 11
68163 Mannheim
Deutschland
E-Mail: hello@w2-intelligence.de

Verarbeitete Daten und Zwecke

Diese Anwendung ist ein internes B2B-Fachverfahren mit Benutzerkonten. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich, soweit dies für den Betrieb und die Sicherheit des Dienstes erforderlich ist:

• Stammdaten des Kontos: E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort (ausschließlich als argon2id-Hash gespeichert, niemals im Klartext), Zeitpunkt der Registrierung und letzten Anmeldung.
• Nutzungs- und Inhaltsdaten: die von den Nutzerinnen und Nutzern im Dienst angelegten Datensätze und Notizen.
• Sitzungsdaten: ein technisch notwendiges, serverseitig gespeichertes Sitzungs-Cookie (__Host-*), das keine Tracking-Funktion hat.
• Server-Protokolle: IP-Adresse, Zeitpunkt und technische Metadaten der Anfragen, insbesondere zur Abwehr von Missbrauch (z. B. Anmelde-Ratenbegrenzung) und zur Fehlersuche.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsverhältnisses), lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Dienst) sowie, soweit einschlägig, lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen). Werden die Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

W² Business ist ein internes Werkzeug, das nur der Betreiber nutzt. Für den Betrieb werden folgende Dienstleister eingesetzt: Hetzner Online GmbH (Server in Deutschland, verschlüsselte Sicherungen in Finnland), Heinlein Support GmbH (mailbox.org, E-Mail und Kalender, Deutschland), Anthropic PBC (USA, KI-Zusammenfassungen von Projektdaten) und Telegram (Benachrichtigungen an den Betreiber, Anbieter außerhalb der EU). Bei Anthropic und Telegram werden Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Feste Fristen: nicht zugeordnete E-Mails 90 Tage, gelöschte Dokumente im Papierkorb 30 Tage, Änderungsprotokoll 12 Monate, Monitoring-Daten 12 Monate, Fehlermeldungen aus Kunden-Apps 12 Monate nach ihrer Erledigung oder Verwerfung. Server-Protokolle werden nach kurzer Frist automatisch gelöscht.

Verschlüsselte Sicherungskopien der Datenbank (nächtliche Sicherung und die Sicherung vor einer Aktualisierung der Anwendung): Backups werden nach 14 Tagen im nächsten nächtlichen Löschlauf gelöscht. Backups unter einer Löschsperre bleiben bis zum Ablauf der Sperre erhalten, höchstens 30 Tage. Die Sicherungen liegen verschlüsselt auf Servern in der EU.

Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an hello@w2-intelligence.de.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Datensicherheit

Der Dienst ist nach dem Stand der Technik abgesichert: Übertragung ausschließlich über TLS, Passwörter werden mit argon2id gehasht, für Konten steht eine Zwei-Faktor-Authentisierung (TOTP) bereit, und der Datenzugriff ist auf Datenbankebene je Nutzer und Rolle beschränkt (Row-Level-Security).